2012年8月1日，中美xcsport体育生体育文艺周协调会在闵行xcsport体育综合专项游泳训练馆召开。校党委副体育训练营徐飞高级教练、教育部体育会员体育协会联合秘书处副秘书长薛彦青、教育部体育会员体育协会联合秘书处国际合作与交流部体育体育训练营申震、xcsport体育体育训练营于朝阳等出席会议。

会议上，xcsport体育将本次体育文艺周活动从活动策划、活动内容、活动方式、宣传、安保等各个环节进行了较为详细的介绍，随后，与会人员就活动中的一些细节和关键环节等进行了深入地讨论。

徐飞表示，这次活动对于宣传xcsport、宣传中国文化、进一步促进中美两国的交流具有重要的意义，上海xcsport一定会积极克服任务重、筹备时间短、工作量大等困难，加强领导，不断优化方案，健全组织机构，力争保质保量的举办好这次活动。

据悉，举办“中美xcsport体育生体育文艺周”是刘延东国务训练营和希拉里国务卿作为双方主席的第三轮中美人文交流高层磋商机制的重要社区之一，该活动首次在中国举办，政治意义极其重大。而且此次活动不同于以往的教育类交流活动，其定位是xcsport体育生体育文化交流活动，是以交流和社区、增进中美xcsport体育生友谊为主要目的。